Microsoft Office Access Excel Outlook Word VBA

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Access, Excel & Co

Die Microsoft Office Suite mit Excel, Outlook, Word und Access kann durch Program­mierung zu einem mächtigen Werkzeug werden, das den Anwendern Routine-Aufgaben abnimmt und für Daten-Sicherung und übersicht­liche Ablage sorgt.

Der Programmierer verbindet die einzelnen Programme, indem er z.B. mittels VBA in einer Datenbank-Anwendung (Access) vorformulierte Email-Nachrichten erzeugt und mit diesen Outlook aufruft. Je nach Anforderung können Emails vollautomatisch versandt oder dem Anwender zur Kontrolle und manuellem Versand vorgelegt werden.

Zur Datensicherung können Sicherheitskopien in regelmäßigen Abständen automatisch angelegt werden. Zur Dokumentation können relevante Daten wie z.B. Angebote oder Rechnungen als PDF gesichert werden.

Anwendungsbeispiele

  • Kunden/Mitglieder-Verwaltung
  • Kontaktverfolgung, Wiedervorlage-Funktion
  • Auftragskalkulation und -verwaltung
  • Mitarbeiterverwaltung, Projektplanung
  • Lagerhaltung und Bestellungen
  • Erstellung und Versand von Rechnungen, Mahnungen etc.
  • Erstellung und Versand von Bescheinigungen

Programmierbeispiele

Bei der Verknüpfung ergänzen sich die jeweiligen Stärken der einzelnen Programme:
Die Datenhaltung von Access, die Kalkulation und grafische Aufbereitung von Excel, die Dokument-Formatierung von Word, Email-Verarbeitung und Termin­kalender von Outlook.

Vernüpfung von Access und Excel

Aus einer Datenhaltung in Access können Excel-Dateien als Zusammen­fassungen, zur Kalkulation oder weiteren Auswertung erzeugt werden.
Excel-Dateien können wiederum selbständig mit Access kommuni­zieren um z.B. aktuelle Daten abzurufen oder erzeugte Daten an Access zurück zu geben.

Einbindung von Outlook

Dabei können z.B. eingehende Emails von Access oder Excel eingelesen und verarbeitet werden.
Nach Verarbeitung können Antworten per Email generiert werden, ggf. auch mit Anhängen. Oder es werden Dateien ins Internet hochgeladen, die dort von den Nutzern abgerufen werden können.

Einbindung von Word

Aus einer Datenhaltung in Access oder Excel können Word-Dokumente erzeugt werden. Insbesondere mit der Serienbrief-Funktion von Word läßt sich der Kommunikations­aufwand oftmals beträchtlich reduzieren.

Anbindung an das Internet

Aus der lokalen Daten­verarbeitung können per Mausklick Internetseiten oder PDF-Dateien erzeugt werden. Diese können entweder ins Internet übertragen werden, oder sie werden als Anhänge per Email versendet.
Werden Daten per Internet-Formular aufgenommen, können daraus Emails, PDF-Dateien oder Excel-Dateien generiert werden. Die MS-Office Programme können die Daten per Email erhalten, oder sie werden per Email informiert und holen sich die Dateien aus dem Internet.

Verknüpfung mit anderen Programmen

Grundsätzlich ist die Verknüpfung mit jedem Programm möglich, das entsprechende Import/Export-Schnittstellen bietet. Z.B. Übertragung von Rechnungsdaten an Lexware, oder auch Erzeugung einmaliger oder wiederkehrender Lastschriften mit Banking-Programmen.